Contoh, Manfaat, dan 4 Cara Terbaik Membuat Email Bisnis yang Baik

Kamu sedang membaca Contoh Manfaat dan 4 Cara Terbaik Membuat Email Bisnis yang Baik

Kemajuan teknologi digital membawa perubahan dari berbagai aspek, tak terkecuali dengan dunia bisnis. Kegiatan bisnis yang dahulu mengandalkan tatap muka dan dokumen fisik kini bisa dilakukan secara daring, terutama melalui email.

Email bisnis berbeda dengan email personal yang digunakan kebanyakan orang. Kita tidak bisa menggunakan layanan email personal untuk kepentingan bisnis. Mengapa? Karena akan terlihat tidak profesional di mata konsumen atau audiens kita.

Namun, sangat disayangkan tak sedikit yang belum paham dengan pentingnya email bisnis ini, mulai dari pemilihan nama email sampai cara mengirim email bisnis yang profesional.

Perlu diingat juga email bisnis sama dengan surat formal untuk mewakili instansi atau lembaga tertentu. Maka ada sejumlah hal yang perlu diperhatikan dalam email bisnis, antara lain:

1. Menulis Subjek Dengan Jelas

Sebelum mempelajari contoh-contoh email untuk kepentingan bisnis yang baik, kita perlu tahu bagaimana tata cara menulis email. Dimulai dengan subjek email.

Subjek email harus merepresentasikan isi email atau dengan kata lain meringkas isi email yang kita tulis di badan email.

Sebagai contoh apabila kita ingin melakukan pengiriman laporan Pengembangan Situs kita bisa menggunakan kalimat Project Web. Development (Nama domain). Mudah, kan?

2. Memperkenalkan Diri

Perkenalkanlah diri terlebih dahulu, apalagi jika pertama kali mengirim email kepada alamat tertentu. Sebutkan nama dan posisi di perusahaan sebelum mengutarakan apa yang ingin disampaikan dalam email tersebut juga wajib. Kesan yang baik akan berdampak baik pula untuk bisnis  ke depannya.

3. Sampaikan Tujuan Kenapa Mengirim Email

Selalulah dalam kerangka pikiran, penerima email mungkin tak punya banyak waktu untuk membaca email kita. Jadi, tak perlu bertele-tele, langsung sampaikan maksud dan tujuan kenapa mengirim email. Sampaikanlah dalam bahasa yang beretika dan lugas sehingga pembaca bisa langsung mencerna maksud dan tujuan tersebut.

4. Cek 2 kali Sebelum Mengirim Email

Sebelum menekan tombol kirim, sebaiknya cek ulang email yang akan dikirim. Pastikan tidak ada kesalahan dalam penulisan, tidak ada salah penyebutan nama dan jabatan, pastikan alamat email yang dituju sudah benar, dan lampiran sesuai. Setelah semua dirasa aman, klik tombol kirim.

Memangnya apa gunanya untuk kita setelah melakukan 4 langkah tadi? Tentunya ada gunanya dong, silakan lanjut membaca tulisan ini:

1. Citra Lebih Baik

Email bisnis dapat memberikan citra lebih baik untuk bisnis yang sedang kita bangun. Kita juga dapat membuat sejumlah email sekaligus sesuai dengan kepentingan bisnis. Contoh alamat email bisnis yang sering digunakan oleh perusahaan seperti, sales@namaperusahaan.com, support@namaperusahaan.com dan masih banyak lagi.

2. Alat Branding Gratis

Ketika berkirim pesan email, sebaiknya tetap membawa nama perusahaan dan bukan Gmail ataupun Yahoo. Hal ini berguna untuk meningkatkan branding perusahaan. Setidaknya mereka mengingat nama perusahaan yang sedang kita bangun.

3. Jaminan Kredibilitas

Ada banyak bisnis yang mulai bermunculan saat ini. Oleh karena itu, sebagian besar pelanggan merasa tidak nyaman mengirimkan informasi melalui email pribadi. Email bisnis akan memberikan jaminan rasa aman dan nyaman dengan menyatakan bahwa bisnis kita memiliki kredibilitas.

Contoh Email Bisnis

1. Tentang penerimaan project baru:

Subject : Catatan Penting Project ABC

Isi Emai/Body Emaill:

Kepada Saudara Udin Saepudin,

Anggota Terpilih Project XYZ

Setelah menimbang berbagai hal dan persyaratan yang telah Anda serahkan, kami memutuskan untuk menambahkan saudara menjadi bagian dari proyek kami yang akan datang yaitu, Project XYZ.

Beberapa catatan yang harus anda perhatikan dalam proyek bersama ini adalah:

• Hanya berkomunikasi sesame anggota Proyek (Terlampir)
• Fokus hanya pada email yang kami berikan
• Baca dan pahami Syarat dan Ketentuan Proyek (S&K Terlampir)
• Jika memiliki pertanyaan, silakan kirim terpisah ke email hrd@XYZcompany.com

Selamat datang di proyek XYZ, kami tunggu kontribusi Anda untuk proyek besar kami. Selamat bekerja.

Best Regard,

Midun,

HRD XYZ Company

2. Tentang kepentingan kelanjutan perjanjian Kerjasama

Isi Email:

Kepada Sinar Abas Indonesia,

Seperti yang telah diketahui bahwa kerjasama antara PT Sinar Abas Indonesia dan PT Aneka Ria Qualita secara kontrak akan berakhir pada 30 November 2021 dan PT Sinar Abas Indonesia sebagai pihak supplier telah mengirimkan email pembaruan kerjasama beserta syarat-syarat yang diajukan. Setelah menimbang beberapa hal dan mengingat kerjasama yang sudah lama terjalin, kami dan PT Aneka Ria Qualita telah memutuskan untuk menerima pembaruan perjanjian kerjasama. Untuk kelanjutan penandatanganan kontrak baru, PT Aneka Ria Qualita akan mengirimkan email resmi untuk undangan rapat.

Kami menunggu kerjasama yang hebat antara PT Sinar Abas Indonesia dan PT Aneka Ria Qualita.

Best Regard,

Agung Chaplin Sidabutar

3. Tentang undangan kepentingan makan siang formal

Subject : Undangan Makan Siang

Isi Email:

Kepada CEO PT Anak Indonesia Karya

Seperti yang telah disebutkan pada email sebelumnya mengenai pembaruan kontrak, kami PT Starap Unikorn International mengundang Anda untuk menghadiri makan siang sekaligus penandatanganan kontrak terbaru dari kerjasama kita. Adapun jadwal makan siang yang diajukan sebagai berikut:

Tempat: Restoran Le Quartier
Waktu: 11.00 – 12.30 WIB
Dress Code : Rapi

Demikian undangan yang kami berikan. Untuk pertanyaan lebih lanjut silakan meneruskan email ini.

Best Regard,

Joko Wiboko
CEO PT Starap Unikorn

Nah, begitulah beberapa contoh email bisnis yang bisa kamu terapkan. Selamat mencoba!

 

More from Dunia Usaha

---

Editor Picks

---